Über 25 Jahre habe ich als Gründer und Geschäftsführer kleine IT-Unternehmen geführt. In einem Konzern kümmert sich um jede neue Pflicht eine eigene Abteilung. In einem Betrieb mit einer Handvoll Mitarbeitern landet sie beim Geschäftsführer – abends, nach der Arbeit für die Kunden: lesen, verstehen, Berater fragen, umsetzen, nachweisen.
Heute setze ich als IT-Berater viele dieser Pflichten bei Kunden technisch um. Dabei sehe ich jeden Tag dasselbe Muster: Die meiste Bürokratie entsteht nicht durch das Ziel einer Regel, sondern durch schlechte Abläufe. Dieselben Daten werden fünfmal an fünf Stellen gemeldet, in fünf Formaten, und am Ende druckt jemand ein PDF aus.
Ich will nicht weniger Schutz für Verbraucher, Beschäftigte oder Umwelt. Ich will weniger Papier, weniger doppelte Nachweise und Regeln, die man verstehen kann.
Die EU hat das Problem erkannt: Die Kommission will den Verwaltungsaufwand bis zum Ende der Wahlperiode um mindestens 25 % senken, für kleine und mittlere Unternehmen um 35 %. Mit dem ersten „Omnibus“-Paket wurden 2026 die Nachhaltigkeitsberichtspflichten auf große Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten und 450 Mio. € Umsatz begrenzt. Das ist ein richtiger Anfang – aber ohne strukturelle Bremse wächst der Berg an anderer Stelle nach.
In über 25 Jahren IT-Projekten habe ich Systeme zusammengeführt, Abläufe digitalisiert und Unternehmen in die Cloud gebracht. Die wichtigste Lehre: Wenn Daten einmal sauber erfasst sind und an der richtigen Stelle liegen, verschwindet ein großer Teil der Formulare von selbst. Genau dieses Prinzip braucht die Verwaltung in Europa.
Jede neue EU-Regel für Unternehmen bekommt ein Verfallsdatum: Nach fünf Jahren läuft sie aus, wenn eine Wirkungsprüfung ihren Nutzen nicht belegt. Und bevor sie beschlossen wird, testen echte kleine Betriebe, ob sie im Alltag umsetzbar ist.
Das Once-Only-Prinzip konsequent für Unternehmen: Stammdaten und Berichte werden einmal über eine europäische Schnittstelle gemeldet und von allen berechtigten Behörden wiederverwendet. Kein Amt darf nach Daten fragen, die dem Staat schon vorliegen.
Neue Pflichten werden zusätzlich maschinenlesbar veröffentlicht – mit offenen Prüflisten und frei nutzbarer Referenzsoftware. So kann ein kleiner Betrieb automatisch prüfen, was für ihn gilt, statt teure Gutachten einzuholen. Hier kann KI wirklich entlasten.
Nein. Das Ziel einer Regel bleibt – was wegfallen soll, sind doppelte Nachweise, unverständliche Formulare und Meldungen, die niemand auswertet. Weniger Papier heißt nicht weniger Standard.
Die Omnibus-Pakete sind ein wichtiger Schritt. Aber sie räumen nachträglich auf. Ohne Verfallsdatum, Praxistest und Once-Only wächst der Berg an anderer Stelle wieder nach. Wir brauchen eine Bremse im System, nicht nur regelmäßige Aufräumaktionen.
Sehr viel: Bürokratie ist heute zum größten Teil ein Problem schlechter Datenflüsse. Abläufe zu vereinfachen und Systeme so zu verbinden, dass Daten nur einmal erfasst werden, ist seit 25 Jahren meine Arbeit.
Nein – die verteidige ich ausdrücklich. Ein Betrieb, der gehackt wird, verliert mehr als jedes Formular kostet. Aber auch hier gilt: klare, einheitliche Anforderungen statt widersprüchlicher Auslegungen in 27 Mitgliedstaaten.